एक सरल और कुशल पेपरलेस सम्मेलन प्रणाली

कागज रहित सम्मेलन प्रणाली कागज रहित और पर्यावरण संरक्षण की अवधारणा पर जोर देता है। पेपरलेस सिस्टम न केवल कार्य दक्षता में सुधार करता है, बल्कि एक कुशल, ऊर्जा-बचत और कम कार्बन समाज के निर्माण के लिए दूरगामी महत्व भी है।

कागज रहित सम्मेलन प्रक्रिया

पेपरलेस सम्मेलन आयोजक सम्मेलन प्रबंधन मेजबान कंप्यूटर के माध्यम से सम्मेलन की सामग्री का प्रबंधन करता है, और सम्मेलन नोटिस या फ़ाइल को कई नेताओं के सचिवों के कंप्यूटरों को वितरित करता है। सचिवों के सम्मेलन प्रबंधन मेजबान को पुष्टि करने और जवाब देने के बाद, सम्मेलन सामग्री जारी की जा सकती है।

कागज रहित सम्मेलन दस्तावेजों का संवादात्मक प्रदर्शन

सम्मेलन सचिव वास्तविक समय में प्रत्येक प्रतिभागी की स्क्रीन पर कई फाइलें या स्क्रीन प्रसारित कर सकते हैं, ताकि चर्चा के दौरान, प्रतिभागियों और प्रस्तुतकर्ता की कॉन्फ्रेंस सामग्री को सिंक्रनाइज़ किया जा सके। एक ही समय में, कुछ सम्मेलनों में, यह आवश्यक है कि प्रत्येक प्रतिनिधि अपनी स्क्रीन पर स्वतंत्र रूप से इस सम्मेलन के कई दस्तावेजों को ब्राउज़ कर सकता है। इसके अलावा, कोई भी सम्मेलन फ़ाइलों को प्रदर्शित करने के लिए सभी प्रतिभागियों के डेस्कटॉप को दूरस्थ रूप से खोलने के लिए सम्मेलन सचिव का चयन कर सकता है।

कागज रहित सम्मेलनों के लिए गोपनीयता कार्य

सम्मेलन की विशेषताओं के अनुसार, सम्मेलन सचिव का चयन करता है कि क्या यह सम्मेलन आयोजित होने से पहले एक गोपनीय सम्मेलन है। यदि बैठक समाप्त हो जाती है, तोकागज रहित सम्मेलन प्रणालीभौतिक हार्डवेयर से सम्मेलन के दस्तावेजों को स्वचालित रूप से पूरी तरह से हटा देगा और हार्ड डिस्क के भंडारण स्थान पर कोई निशान नहीं छोड़ा गया है ताकि गोपनीयता आवश्यकताओं को पूरी तरह से पूरा किया जा सके।

कागज रहित सम्मेलन दस्तावेज वितरण

सम्मेलन सचिव सम्मेलन कक्ष में सर्वर को पहले से ही प्रदान करता है। प्रतिभागियों पर हस्ताक्षर करने के बाद (यह अनिवार्य नहीं है), कागज रहित सम्मेलन प्रणाली प्रत्येक प्रतिभागी के कंप्यूटर पर सम्मेलन के सभी दस्तावेजों और सामग्रियों को स्वचालित रूप से डाउनलोड कर देगा। हम यह चुन सकते हैं कि क्या इस सम्मेलन के प्रत्येक प्रतिनिधि सम्मेलन के चर्चा दस्तावेजों को संशोधित कर सकता है या अपने स्वयं के सम्मेलन कंप्यूटर के माध्यम से दस्तावेजों पर टिप्पणी जोड़ सकता है, जो सुविधाजनक है।

कागज रहित सम्मेलन में कंप्यूटर शक्ति प्रबंधन

सिस्टम रिमोट स्टार्टअप और कंप्यूटर के बंद का एहसास कर सकता है, जो उपयोगकर्ताओं के लिए संचालित करने के लिए सुविधाजनक है। अध्यक्ष मशीन पर, पावर बटन के माध्यम से, सम्मेलन कक्ष में सभी मशीनों को चालू किया जा सकता है। सम्मेलन के बाद, सभी मशीनों को बंद कर दिया जा सकता है, जो उपयोगकर्ता के ऑपरेशन को बहुत सुविधाजनक बनाता है।

कागज रहित सम्मेलन में हस्ताक्षर

प्रतिभागियों के बैठने के बाद, "सम्मेलन दर्ज करें" पर क्लिक करें, और कंप्यूटर पेपरलेस कॉन्फ्रेंस सिस्टम में प्रवेश करता है। इस बीच, प्रतिभागियों ने आसानी से सम्मेलन साइन-इन पूरा कर लिया है। सिस्टम स्वचालित रूप से इस सम्मेलन के उपस्थित सदस्यों और अनुपस्थित लोगों की संख्या की गणना करेगा, और भविष्य के संदर्भ के लिए उन्हें स्वचालित रूप से संग्रहीत करेगा।

कागज रहित सम्मेलन में सूचना प्रदर्शन समारोह

सम्मेलन कार्यक्रम का शीर्षक, समय, प्रक्रिया (प्रत्येक प्रक्रिया में शामिल सम्मेलन दस्तावेज सहित) और सम्मेलन के अन्य सम्मेलन कार्यक्रम प्रदर्शित करेगा। प्रतिभागी किसी भी समय प्रतिभागियों की सूची और सीट व्यवस्था आरेख देख सकते हैं।

कागज रहित सम्मेलन में छोटे नोट समारोह

सम्मेलन के प्रतिनिधि सम्मेलन में कर्मियों के संचार को सुविधाजनक बनाने के लिए अध्यक्ष (या कोई प्रतिनिधि) को तत्काल संदेश भेज सकते हैं।

कागज रहित सम्मेलन में दस्तावेज़ एनोटेशन फ़ंक्शन

प्रतिभागी सम्मेलन दस्तावेजों को ब्राउज़ कर सकते हैं, और एक एनोटेशन और संशोधन फ़ंक्शन जोड़ा गया है। प्रतिभागी अपनी आवश्यकताओं के अनुसार दस्तावेज़ पर एक एनोटेशन बनाने के लिए टूलबार में सर्कल जैसे उपकरण चुन सकते हैं। सिस्टम संशोधित झुंझलाहट के साथ दस्तावेज़ को भी बचा सकता है।

10. रिकॉर्ड समारोहकागज रहित सम्मेलन में

सिस्टम सभी कॉन्फ्रेंस सामग्री और सम्मेलन प्रक्रिया सामग्री को बचाने में मदद कर सकता है, और उपयोगकर्ताओं को सम्मेलन में भाग लेने के दौरान नोटबुक रखने की आवश्यकता नहीं है, और वे लिख सकते हैं या टाइप, सर्कल और कॉन्फ्रेंस मिनट को सहेज सकते हैं।

11. पेपरलेस सम्मेलनों के लिए प्रश्नावली सर्वेक्षण कार्य

सम्मेलन प्रश्नावली सर्वेक्षण समारोह प्रतिभागियों के ऑनलाइन प्रश्नावली सर्वेक्षण का एहसास होगा, और प्रश्नावली परिणामों को स्वचालित रूप से गिना जाएगा, वास्तविक समय में प्रदर्शित किया जाएगा, और जल्दी से पूरा हो जाएगा।

12. कागज रहित सम्मेलनों के लिए एक ही मंच में बहु-सॉफ्टवेयर इंटरफ़ेस प्रबंधन

सम्मेलन प्रशासक सम्मेलन सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकता है और एक मंच इंटरफ़ेस पर सम्मेलन कक्ष में सभी उपकरण नियंत्रण संचालन को समाप्त कर सकता है।

13. पेपरलेस सम्मेलनों के लिए पृष्ठभूमि प्रबंधन कार्य

शक्तिशाली पृष्ठभूमि प्रबंधन फ़ंक्शन के साथ, आप सम्मेलन अवलोकन, प्रतिभागियों और सीटों, सम्मेलन दस्तावेज, पढ़ने की अनुमति और सम्मेलन मतदान जैसी सामग्री स्थापित और शेड्यूल कर सकते हैं। सम्मेलन की योजना और डिजाइन को अधिक वैज्ञानिक, सुविधाजनक और कुशल बनाना।