सम्मेलन डिजाइन के प्रमुख बिंदु

इस प्रणाली को अनुप्रयोग और प्रौद्योगिकी जैसे कई पहलुओं में नवाचार किया गया है, इसलिए यह सरकारी क्षेत्र में समान प्रणालियों के बीच अग्रणी स्तर पर है। सम्मेलन प्रणाली में कई कार्य मूल हैं, और वे सरकार के दैनिक कार्यालय के काम की प्रकृति के लिए भी बहुत उपयुक्त हैं और काम की जरूरतों को पूरा करते हैं।

इस प्रणाली में निम्नलिखित विशेषताएं हैंः

मोबाइल सम्मेलन प्रणाली का पर्यावरण संरक्षण

सम्मेलन कक्ष या सम्मेलन कक्ष में, प्रतिभागी सम्मेलन टर्मिनल (हस्तलेख के साथ टैबलेट कंप्यूटर और विशेष सम्मेलन टर्मिनल सॉफ्टवेयर) का उपयोग करते हैं। सम्मेलन स्थल के मोबाइल अनुप्रयोग को साकार करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक सम्मेलन दस्तावेज़ प्रणाली को वायरलेस रूप से एक्सेस करना।

टैबलेट कंप्यूटर का उपयोग प्रतिभागियों द्वारा बैठक दस्तावेजों को पढ़ने का एहसास करने के लिए बैठक दस्तावेज़ रीडिंग टर्मिनल के रूप में किया जाता है। इसमें लैपटॉप की दोनों विशेषताएं हैं और एक हैंडहेल्ड कंप्यूटर की सुविधा दोनों विशेषताएं हैं; एक ही समय में, आप मीटिंग जानकारी ब्राउज़ कर सकते हैं और किसी भी समय और कहीं भी अपडेट कर सकते हैंः आप ऑफ़लाइन टिप्पणी भी पढ़ सकते हैं। सम्मेलन टर्मिनल का उपयोग करें, कागज दस्तावेजों के उपयोग को कम करें, और हरे और पर्यावरण के अनुकूल हों।

लचीला और पूर्ण सम्मेलन प्रणाली प्रबंधन

सम्मेलन की भूमिका प्रबंधनः सम्मेलन का संगठन उच्च जटिलता का काम है, सम्मेलन में कई विभाग और कर्मी भाग ले रहे हैं, और कार्य सामग्री और परियोजनाएं जटिल हैं। प्रणाली का भूमिका प्रबंधन सम्मेलन में विभागों और कर्मियों के कार्य प्राधिकरण को सख्ती से विभाजित और प्रबंधित कर सकता है।

प्रबंधन और फाइल एसोसिएशन, बैठकों का जारी तंत्र: सिस्टम कर्मचारी बैठक और शेड्यूलिंग, बैठक और सम्मेलन फ़ाइल संघों, तैयारी, समीक्षा और जारी करने के लिए लचीले बैठक एजेंडा प्रदान करते हैं, गुणवत्ता द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों को सुनिश्चित करने के लिए बैठक फ़ाइल सिंक्रनाइज़ेशन तंत्र, जैसे पाठ संदेश या तत्काल संदेश सूचना के माध्यम से फ़ाइल अपडेट की बैठक करना।

3. सम्मेलन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और प्रबंधन मोड की सुरक्षा और उपयोग में आसानी है

यह प्रणाली एक बैठक दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली स्थापित करने के लिए कोर के रूप में एक सुरक्षित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को अपनाती है। सिस्टम में प्रवेश करने और बाहर करने वाले दस्तावेजों को सुरक्षित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के इंटरफेस के माध्यम से संसाधित किया जाना चाहिए, और दस्तावेजों की आउटगोइंग पर बहुत सख्त प्रतिबंध अपनाया जाता है। विशेष बैठक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ डिस्क स्टोर दस्तावेजों को पूरा करते हैं, और दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ डिस्क के बिना नहीं पढ़ा जा सकता है।

एक ही समय में सख्त सुरक्षा प्रबंधन उपायों के कार्यान्वयन में, संचालन और प्रबंधन को सुविधाजनक बनाने के लिए, एक तरफ सम्मेलन प्रणाली, एन्क्रिप्शन, डाउनलोड, अपलोड करने से संबंधित दस्तावेजों को सुरक्षित करने के लिए, पैकेजिंग के लिए ऑडिट और अन्य कार्य, और उपयोगकर्ताओं के लिए सुरक्षा प्रबंधन लिंक का एक करीबी संयोजन करने के लिए पूरे सम्मेलन दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम पारदर्शी है; दूसरी ओर, सिस्टम में दस्तावेजों को स्वचालित रूप से अपडेट करने का कार्य भी है, ताकि प्रतिभागियों को उच्च मानव उपयोग अनुभव प्राप्त हो सके।